Trello

TRELLO

Però ho lo stesso parecchio tempo libero per me e la mia ragazza.  D’accordo, non vado più al cinema o a concerti live con la frequenza di un tempo, ma non perdo una puntata delle mie serie tv preferite e divoro film come un ragazzino. Vado a correre per quaranta minuti quattro volte a settimana. Non dormo mai meno di 6 ore per notte e, ogni tanto, mi riposo un’altra ora (o due) dopo pranzo.

Non è impossibile. Basta affinare una serie di tecniche – io non le padroneggio ancora completamente, lo confesso: ma so esattamente qual’è la direzione da prendere – che permettono di sfruttare al meglio la mia vita da freelance: lavorare, sì, ma senza dimenticare tutto il resto della mia vita, la mia ragazza, le mie passioni. Lavorare per vivere, mai il contrario – diceva qualcuno. Questa non è pigrizia (sapete quanto amo il mio lavoro: passerei giorno e notte al computer), ma saggezza.

Un’organizzazione spietata.

Se c’è una cosa sulla quale non potete improvvisare, è l’organizzazione. Niente può essere lasciato al caso. Tutte le vostre carte di lavoro (appunti, fogli del cliente, contratti firmati, documenti da scansionare, relazioni e così via) vanno archiviate con attenzione e cestinate quando non sono più utili. Il vostro computer non può essere da meno: cartelle divise per cliente e sottocartelle divise per progetto, font organizzati e classificati, immagini archiviate in ordine. Archiviate separatamente documenti, fatture, libri, fotografie, pennelli di Photoshop, materiale scaricato dalla rete. Usate un software di project management (la mia vita è cambiata da quando ho scoperto Trello) per tenere traccia delle cose da fare e quelle fatte, le fatture da emettere o di cui ricevere pagamento, i preventivi inviati, i materiali in attesa, i progetti in corso. Salvate tutti gli articoli, i contenuti e le risorse interessanti che trovate online per la lettura in un secondo momento (io uso Pocket, ma anche Evernote è un’ottima risorsa). Organizzate la posta elettronica per cliente, usando i contrassegni per evidenziare le mail in base alla priorità. Evitate le newsletter inutili (Unroll da questo punto di vista è perfetto). Archiviate regolarmente le cartelle più vecchie, sia di posta che di lavoro, per non averle più fra i piedi; non dimenticate font, immagini e materiali usati, e salvate a parte i mille file di bozze e tentativi tenendo a monte solo il lavoro finito. Conservate i file .pdf esecutivi che inviate in stampa in una apposita cartella. E ovviamente: backup, backup, backup. Meglio se con Time Machine, meglio ancora se in cloud.

Vi piaccia o meno, dovete prevedere ed eliminare dai vostri strumenti di lavoro qualunque possibile ostacolo, distrazione, difficoltà, rallentamento. Dovete sapere sempre dove si trova ogni singolo file per ogni singolo cliente. Dovete poter risalire ad un preventivo, un briefing o una fattura in pochi click, anche da dispositivi mobili o quando siete lontani dal computer. Dovete ridurre al minimo il rischio di perdere qualcosa ma, al contempo, evitare le cose superflue: non temete di cancellare quello che non vi serve più, rischiereste altrimenti di perdervi tra milioni di revisioni di file passati senza capire quale versione è quella vista dal cliente. In questo senso, può far comodo creare ed adottare una vostra personale procedura standard da rispettare: codici cliente? cartelle lavoro? tag colorati? ordine alfabetico? file nominati con cliente+progetto+versione? schemi di cartella omogenei? Trovate il sistema che preferite.

Non fare dopo quello che puoi fare subito.

Non so voi, ma io ricevo una tonnellata di e-mail ogni singolo giorno. Richieste, chiarimenti, domande, ordini; pagamenti rinviati, tasse da pagare, fatture; mail di saluti da altri designer, eventi a cui sono invitato, commenti su questo blog o sui social network. Beh, la regola deve essere una sola: rispondete a tutte le “piccole” cose il prima possibile. Procrastinare è una brutta abitudine. Molto meglio approfittare della sincronizzazione tra dispositivi (nel mio caso: portatile, desktop e iPhone) per rispondere rapidamente. Non permettete mai al vostro software di mail (ma vale anche per la posta cartacea) di accumulare troppe mail non lette. Risolvere le sciocchezze è la prima cosa che faccio alla mattina, il più delle volte direttamente da iPhone mentre bevo il caffè, e che ripeto numerose volte durante il giorno. E non dimenticate che un cliente a cui rispondete subito è un cliente felice, che vede le sue esigenze – piccole o grandi che siano – prese in considerazione con velocità e completezza.

Prenotate il pagamento degli F24 nel momento stesso in cui li ricevete dal commercialista. Inviate i vostri preventivi di progetto entro 24 ore dalla richiesta. Emettete fattura del lavoro svolto allegandola all’invio degli esecutivi finali. Decidete subito se andrete o meno ad un evento, e rispondete all’invito. Appena ricevete un commento sul blog o un messaggio, se è costruttivo e intelligente, rispondete. Risolvete subito, è ovvio, solo i lavori che possono essere risolti subito: il cliente che vi chiede di inviargli il logo in versione .jpeg (sì, anche se glielo avete già inviato sedici volte); la piccola modifica di testo alla brochure già approvata; il fornitore che vi richiede l’esecutivo del progetto senza il nero in sovrastampa; il cliente che vuole un appuntamento dal vivo per discutere di un nuovo progetto; quella ricerca di foto su Shutterstock per la copertina del catalogo. Ma non cercate scuse: non trasformate nella vostra testa una cazzata di pochi minuti in un lavoro enorme solo perché non avete voglia di farlo. Dovete essere concentrati, immediati e implacabili: più sciocchezze chiuderete, prima potrete mettervi a fare il lavoro vero senza inutili distrazioni.

Lavorare, sempre.

Il nostro mestiere, per fortuna, non è fatto di solo lavoro davanti ad un monitor. Ci sono lunghe fasi di progettazione che possono essere svolte in qualunque momento: in macchina, passeggiando, facendo sport, sotto la doccia, in coda dal dottore, aspettando un cliente, prima di addormentarsi. Sfruttando l’immaginazione, il ragionamento ed una buona dose di capacità (chiamiamola così) meta-visiva, si riesce a svolgere gran parte del lavoro di concetto in tutti i tempi morti della giornata. Questo permette un grande risparmio di tempo: nel momento in cui ci si siede al computer, le idee sono già chiare. Ancora una volta, possedere uno smartphone o un tablet con connessione internet diventa fondamentale (per ricerche, ispirazioni, approfondimenti), così come utilizzare software per prendere note o appunti e sincronizzarli tra dispositivi (io ad esempio uso PlainText).

La difficoltà in questo sistema è il livello di pressione a cui ci si sottopone: con questo sistema, piaccia o non piaccia, non c’è molto tempo per oziare, staccare dal lavoro, riposare la mente, distrarsi. Anziché godersi la corsetta quotidiana, ad esempio, si finisce a pensare al naming per quella nuova start-up; anziché leggere un qualunque giornaletto in attesa dal dentista, si ragiona sullo schema colori e sulle geometrie di quel nuovo brand; invece di rilassarsi sul divano, si pensa a quella headline per la pagina pubblicitaria del nostro cliente.

Ad ognuno il suo mestiere.

Ottimizzate i tempi, anche a costo di qualche soldo in meno: c’è sempre qualcuno più bravo di voi a svolgere un determinato compito, qualcuno che ci impiegherà meno tempo e toglierà a voi l’incombenza. Io so preparare web layout, ne ho fatti a dozzine nella mia vita. Ma è un lavoro che non sento mio: perdo un sacco di tempo a decidere come operare, a stabilire una griglia che mi convinca, a valutare spazi, volumi, colori. Dovendo poi comunque passare il lavoro di programmazione ad una web agency, tanto vale far fare a loro anche la parte di design: mi limito di solito a dare alcune indicazioni fondamentali sul brand, ma lascio a loro la parte di progettazione. Guadagnerò meno? Vero. Ma avrò anche recuperato parecchie ore, utili per fare altri lavori in cui sono più a mio agio e, di conseguenza, recuperare tempo e denaro.

Da questo punto di vista, il freelance è avvantaggiato: sarà naturale, col tempo, costruirsi una rete di professionisti con i quali lavorare in network, passarsi lavori o porzioni di progetti, completare le reciproche skill. Il tutto nell’ottica di una reciproca ottimizzazione dei rispettivi tempi.

Imparare a dire: no.

Ci sono due modi per vedere il proprio futuro professionale. Il primo: decidere cosa ti piace davvero fare, ed impegnarsi per trovare solo lavori che si avvicinino a quell’obiettivo. Il secondo: decidere cosa ti piace davvero fare, ed eliminare tutto il resto. Un po’ crudo, ma vero: imparate a dire di no ai lavori che non ritenete utili o alla vostra altezza – sarebbero solo perdite di tempo. Calcolate, insomma l’investimento che vi viene richiesto: vale davvero la pena accontentare quel cliente, che vi chiede di progettargli un biglietto da visita “semplicissimo” con un logo che ha creato lui con Paint? Vale davvero la pena preparare una copertina per un catalogo, sapendo che tutto il resto del lavoro verrà affidato ad un altro freelance? Tempi e costi: siate spietati. Quanto tempo mi richiede? Quanto posso chiedere? Se il gioco vale la candela, dite sì. Se vi sembra tempo buttato, beh, dite no.

Eliminando i lavoretti perditempo perderete forse, quanto – 100 euro al mese? 200 euro al mese? Poco male. Avrete guadagnato preziosissime ore del vostro tempo, da spendere in maniera più performante: aggiornando il vostro portfolio, promuovendovi nei confronti di nuovi clienti o, perché no, andando a Gardaland con la ragazza.

 

Qui potete trovare il link al sito di Trello.

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